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Service d'archivage

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conservation et le classement des archives : une obligation

Pour les collectivités le classement et la conservation des archives est une obligation légale (loi du 15 juillet 2008 modifiant le Code du patrimoine).

Au-delà de cette législation, des archives classées selon les normes en vigueur apportent beaucoup : elles sont une base indispensable au bon suivi des activités des services, à la protection juridique et à l’histoire de la collectivité.

Cependant, les volumes d’archives conservés dans les mairies sont de plus en plus importants, et leur gestion nécessite des compétences accrues. Il est donc important de réaliser des opérations d’élimination et de classement pour en rationaliser l’utilisation.

Exemple avant et après intervention

Exemple avant et après intervention

Éliminer

Les éliminations sont une partie importante de la mission. Elles permettent de libérer beaucoup d’espace afin de classer dans de meilleures conditions les archives restantes. Elles sont en grande partie réalisées suivant deux circulaires de 1993 et 2009. Une multitude de textes de loi complètent ces deux instructions pour couvrir l’ensemble des documents produits par les collectivités. Ces éliminations sont réalisées sous le contrôle de l’État exercé par le Directeur des Archives départementales. Aucun document ne peut être détruit sans être au préalable inscrit sur un bordereau d’élimination validé par lui.

Classer et répertorier

Les opérations de classement se divisent en deux parties. Tout d’abord, il s’agit de prendre les dossiers un par un afin de supprimer les doublons et les brouillons, de les organiser en interne, et de les reconditionner si cela est nécessaire. Ensuite, ces dossiers sont cotés suivant les normes du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) et décrits de manière précise dans un répertoire simple d’utilisation.

Réorganiser physiquement le fonds

La suite logique du classement des dossiers est l’organisation physique du fonds d’archives. Les dossiers sont ainsi conditionnés dans des boîtes adaptées, puis rangés rationnellement dans les locaux affectés à cet effet.

Former

A la fin de la mission, l’archiviste remet à la collectivité le répertoire des archives sous forme d’un document PDF. Dans le même temps, il dispense aux agents une formation afin qu’ils puissent se servir correctement de ce document, et il leur inculque les règles de base de l’archivistique afin qu’ils sachent préparer les dossiers pour l’archivage.

Pérenniser

Les archives étant réorganisées, l’archiviste du CDG 61 peut revenir régulièrement dans votre collectivité afin de réaliser des opérations de maintenance (classement des nouvelles archives, éliminations, conseil).

L’archiviste du CDG 61, Guillaume LEVEEL, se tient à votre disposition pour de plus amples renseignements, ou pour établir un diagnostic de vos archives.

"Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité" (article L. 211-1 du Code du patrimoine).