Comment tenir correctement un registre de délibérations ou d’arrêtés ?
Publiée le 12/10/2016
Il faut :
- un registre pour les arrêtés ;
- un registre pour les délibérations ;
- ne pas mélanger ces deux types de documents.
Les délibérations et les arrêtés doivent être :
- imprimés sur des feuillets de format A4 (recommandé) ;
- avec des marges d’au moins 2,5 cm en prévision de la reliure ;
- sur du papier blanc dit "permanent", non coloré et non recyclé, conforme à la norme ISO 9706-1999 (voir le fournisseur habituel) ;
- imprimés avec de l’encre noire uniquement, sur une imprimante laser noir et blanc ou avec l’encre permanente d’impression ISO 11798-1997.
Ces feuillets doivent être numérotés.
Les registres doivent être :
- reliés tous les ans pour les collectivités de plus de 1000 habitants ;
- tous les 5 ans pour les collectivités de moins de 1000 habitants.
La prestation de reliure doit faire l’objet d’un devis qui doit être soumis pour visa au directeur des archives départementales, au titre du contrôle scientifique de l’État sur les archives publiques.
Dans le registre des délibérations :
- les procès verbaux des séances signés par les membres du conseil présents doivent être reliés ;
- les extraits de délibérations envoyés pour le contrôle de légalité à la sous-préfecture n’ont pas vocation à être reliés ;
- à l’intérieur des procès verbaux, les délibérations doivent être numérotées : 2015-1 pour la 1re délibération de 2015, 2015-2 pour la 2e et ainsi de suite ;
- ces numéros doivent être reportés dans une table chronologique ;
- une table thématique sera également réalisée.
Dans le registre des arrêtés :
- les arrêtés temporaires de voirie, circulation et d’occupation temporaire du domaine public, qui peuvent être éliminés après 5 ans, ne doivent pas être reliés ;
- on pourra réaliser un registre à part pour les arrêtés de personnels.
